Teadmusjuhtimine kodutöö 2

Ülesanne 1

Teadmusjuhtimine sisaldab kahte komponenti, nendest esimeseks on teadmusjuhtimise protsessid ja teiseks teadmusjuhtimise süsteemid. Teadmusjuhtimine sõltub selle infrastruktuurist, mehhanismidest ja tehnoloogiatest. Infrastruur omakorda sõltub organisatsiooni kultuurist, struktuurist, informaatilisest struktuurist, üldistest teadmistest ja füüsilisest keskkonnast.

 Organisatsiooni kultuur on organisatsiooni liikmete ühiste väärtuste kogum, sellest oleneb, mida peab organisatsioon oluliseks, millised on tema missioon, visioon ja põhiväärtused, mille nimel organisatsioon töötab ja miks. Organisatsiooni struktuur määrab selle, milliseid kanaleid kaudu ja milliste hierarhia ja käsuliinide kaudu informatsioon asutuses liigub.

Kuna teadmusjuhtimine sõltub paljuski infotehnoloogilistest vahenditest on oluline, et asutuse infrastruktuuri toetaks kaasaegsete võimalustega tehnoloogia ja infosüsteemid. Olulise osa teadmusjuhtimisest moodustavad ka ettevõtte üldteadmised, normid, sõnavara,jms. Oluliseks peetakse ka füüsilist keskkonda ettevõtte sees ja väljaspool. Kõikidest eelnevalt mainitud komponentidest sõltub, millised süsteemid tuleb organisatsiooni sees teadmusjuhtimise rakendamise jaoks juurutada ja milliseid tehnoloogiaid selle jaoks kasutada.

Et teadmusjuhtimist organisatsioonis rakendada, on oluline, et organisatsioonil oleks olemas eesmärgid, mille jaoks on teadmusjuhtimist organisatsioonis vaja. Teadmusjuhtimise protsesse ja süsteeme kasutatakse teadmiste omandamiseks, kasutamiseks, jagamiseks ja rakendamiseks.

Nende protsesside ja süsteemide kõige ülevaatlikumaks materjaliks on minu arvates alljärgnev tabel:

Allikas: http://www.tlu.ee/~sirvir/Information%20and%20Knowledge%20%20Management/Framework%20for%20Knowledge%20Management%20Tools%20and%20Projects/conclusions_km_processes_systems_mechanisms_and_technologies.html

Liao (2003) ja Tyndale (2002) on koostanud analüüsi ja kirjelduse 16 erinevast teadmusjuhtimise tehnoloogiast. Nad on iga tehnoloogiat kirjeldanud ja lugejal on võimalik endal analüüsida, millist informatsiooni ja teadmisi nende tehnoloogiate abil tema organisatsioonis kõige paremini jagada saaks.

Rohkem kui ükski teine meeskonnatöö viis on tänapäeval aktuaalseks virtuaalne meeskonnatöö. Erinevate virtuaalsete tehnoloogiate kasutamisel on ka mitmeid probleeme, millega tehnoloogia kasutajad igapäevaselt kokku puutuvad. Machin (2012) uuris oma magistritöös neid olulisemaid aspekte millega interneti kasutajad kokku puutuvad. Nendeks on usaldus, otsustamine, kasutaja rahulolu, info üleküllus, kvaliteedikontroll, identiteedi kaotamine, püsivus, taaskasutamine, kogukonnalt abi saamine, privaatsus ja virtuaalse maailma põrkumine reaalse maailmaga. Seega tuleb virtuaalsete keskkondade kasutamisel antud aspektidega arvestada.

Ülesanne 2:

Ettevõtte teadmusjuhtimise hetkeseisu analüüs

Teadmusjuhtimise hetkeseisu analüüsimiseks organisatsioonis valisin organisatsiooni, kus ise hetkel töötan. Tegemist on kõrgharidusasutusega. Organisatsioonis on ligikaudu 40 administratiivtöötajat, 100 õppejõudu ning juhatus. Organisatsioon ei ole otseselt omaks võtnud teadmusjuhtimise põhimõtteid, kuid teatud elemendid on igapäevatöös tuntavad.

Teadmiste omandamise protsess on ilmselt käimas igas organisatsioonis, nii ka minu valitud asutuses. Igapäevaselt kasutatakse uute teadmiste omandamiseks selliseid mehhanisme nagu koosolekud, telefonivestlused, ühiste dokumentide haldamine, ajurünnakud ja ühisprojektid. Kõikide nende mehhanismide tulemusena tekib uusi teadmisi, mis annavad igale teadmise omandanule teadmisi juurde.

Teadmiste omandamise protsessi käigus kogutud andmete talletamiseks kasutatakse erinevaid tehnoloogiaid – kliendiandmebaase ja -haldustarkvara, organisatsiooniülest serveriruumi, intranetti ja e-maili. Vähem kasutatakse parimate näidete välja toomist, videokonverentside kasutamist ja internetipõhiseid kohtumisi. Teadmiste omandamise protsessis on meie asutuses olemas põhiline süsteem, mille järgi saadud teadmisi liigitatakse.

Osa sellest süsteemist nagu näiteks kliendihaldustarkvara täiendamist arendatakse ja täiustatakse pidevalt, et leida lihtsaim lahendus andmete sisestajate jaoks ning parim lahendus selle jaoks, et neid andmeid saab hiljem kõige efektiivsemalt kasutada. Samas võiks mõnede tehnoloogiate kasutamine olla veelgi sihipärasem ja süsteemsem.

Teadmiste kasutamise protsessi kasutatakse meie asutuses samuti. Meil on mitmeid koostööpartnereid, kellega koos töötame välja erinevaid õppemooduleid, otsime parimaid lahendusi õppeprotsesside integreerimiseks reaalse töömaailmaga ning meie õppejõud osalevad välislähetustel, et õppida tundma teiste sarnaste organisatsioonide õppe- ja õpetamisprotsesse.

Teadmiste kasutamise juurde kuuluvate tehnoloogiate puhul kasutame nö ekspert-gruppe, kellega arutame läbi tähtsamaid otsuseid ning kellelt saame erinevaid uusi teadmisi oma teadmistele lisaks. Suhtlus käib tänapäeval nagunii enamusel juhtudel läbi interneti ja e-mail on pidev suhtluskanal.

Teadmiste kasutamise protsess toimub eelkõige juhatuse tasemel. Juhatuse liikmed kohtuvad koostööpartneritega, saavad tagasisidet ja uusi teadmisi, kuid tihti ei kandu need edasi ülejäänud organisatsioonile. Teadmiste jagamise süsteem on pigem juhuslik kui süsteemipärane.

Teadmiste jagamise protsess on eelkõige käimas õppejõudude tasandil. Kuna organisatsiooni puhul on tegemist haridusasutusega, siis on paljud haridustöötajate enesetäiendamise reeglid seadusega ette nähtud, seetõttu need toimuvad igal juhul. Administratiivtöötajate puhul on selline teadmiste jagamise viis pigem juhuslik ja sõltub igaühe enda soovidest. Olemas on teatud juhendid ja dokumendid, mida kõik saavad kasutada, kuid nende kasutamist ei ole asutusesiseselt nõutud ning seega on need unustustehõlma vajunud.

Teadmiste jagamise tehnoloogiatest rääkides on meil kasutusel juba eelpool mainitud intranet, serveriruum, e-mailid ja kliendihaldustarkvara. Veebipõhiselt meil tsentraalset infot üleval ei ole samuti vajaks täiendamist ja süstematiseerimist meie ülejäänud tehnoloogiad.

Teadmiste rakendamise protsess ehk kõige ülemuslikum protsess on meie asutuses hetkel koostamisel. Kuna asutusesiseselt on struktuuris ja käsuliinides toimunud hiljuti hulgaliselt muutusi, siis on ka teadmiste rakendamise mehhanismid hetkel uuesti üles ehitamisel. Loomulikult on olemas traditisoonilised hierarhilised liinid, kuid täpsemad rollid on hetkel selgumisel.

Kokkuvõtvalt võib öelda, et meie organisatsiooni teadmusjuhtimise protsessid on arengufaasis ning selle poole püüeldakse. Peamisteks ettepanekuteks võiks välja tuua parimate näidete välja toomise ja avalikustamise meie organisatsioonis. See annaks motivatsiooni töötajatele ning ülevaate eesmärkide täitmisest juhatusele. Samuti tuleks korrastada erinevad olemasolevad andmebaasid ja luua üldkasutatavad juhendid ja dokumendid, millele toetuda.

Samuti tuleks täpsemalt paika panna organisatsioonisisesed reeglid, sooritusstandardid ja tööviisid, teavitada iga organisatsiooni liiget kõikide struktuuriüksuste tegevustest ning teadmiste jagamise tehnoloogiatest ja mehhanismidest. Teadmusjuhtimise erinevatest praktikatest oleks meil veel palju õppida.